Rezension von Rechtsanwalt Mario Haas – Auszüge:

(…) Die verschiedenen Facetten von Legal Tech zu kennen und deren Anwendungsbeispiele zu lesen, ist schön und gut, aber wie fange ich an? Was ist sinnvoll, was (noch) nicht, aber bald vielleicht schon?

Diese und viele Fragen mehr beantwortet Frau Cosack in ihrem Buch. Sie schafft es, einen Leser dort abzuholen, wo er steht und ihn Schritt für Schritt von einem (weitestgehend) analogen zu einem (immer mehr und mehr) digitalen Arbeitsalltag hinzuführen. Dabei beleuchtet sie auch die dunklen Ecken, die man (bewusst oder unbewusst) gern übersieht, so etwa die unvermeidbare Analyse des Ist-Zustandes; frei nach dem Motto „Vor der Digitalisierung steht der Prozess“.

(…)

Hervorzuheben sind meiner Meinung nach insbesondere die „Best Practice“-Beispiele, für die Frau Cosack nicht nur Anwälte aus großen, internationalen Kanzleien zur deren Ratschlägen bei der Umsetzung der Digitalisierung interviewt hat, sondern auch Anwälte aus mittelständischen Kanzleien und sogar auch Einzelkanzleien. Allein diese Interviews sind ein unheimlicher Mehrwert des Buches.

Nach meiner persönlichen Auffassung klare 5 Sterne!

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Von Rechtsanwältin Gesine Reisert gibt es folgende Rezension auf anwaltverlag.de:

Der womöglich wichtigste Satz des gesamten Buches findet sich im Vorwort: Fangen Sie an. Die in der Kanzleiberatung erfahrene Autorin fragt in einem Kapitel, was der digitale Wandel für die Anwaltskanzleien bedeutet, will die Vorteile der Digitalisierung aufzeigen und schließlich Meilensteine auf dem Weg der Umsetzung beschreiben. Hierbei vergisst sie nicht, dass Lösungen für jeden Kanzleizuschnitt individualisiert werden müssen. Wichtigste Voraussetzung dürfte jedoch, da stimmt die Rezensentin mit der Autorin überein, die Motivation und Einstellung in der Umsetzung von Veränderungen im Kanzleialltag und in der Kanzleistruktur sein. Es ist eigentlich ganz einfach, denn es ist nur wichtig, der Digitalisierung in der eigenen Kanzlei noch mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Dies kann aus unterschiedlichen Perspektiven geschehen, insbesondere sollte es jedoch die Erwartungen der zu betreuenden Rechtsuchenden im Blick haben. Bei der strategischen Überlegung, inwiefern das eigene Kanzleiunternehmen von Legal Tech betroffen ist, kann beispielsweise die Checkliste unter § 2 Rz. 59 von Klock herangezogen werden. Weitere Überlegungen für Veränderungen und Prozessabläufe werden ebenfalls abgehandelt. Für die konkrete Umsetzung bietet Cosack transparente und umsetzbare Lösungen an, beispielsweise bei der Verwendung des besonderen elektronischen Anwaltsfachs beA (§ 5). Eine Besonderheit dieses Buches dürften die verschiedenen Interviews darstellen. Sie sollen anschaulich darstellen, wie divers die Lösungen aussehen und wie sie umgesetzt worden sind. Sie geben Ideen für eigene Strategien und Lösungen, lassen sich dabei unterhaltsam lesen: So wird beispielsweise im Bereich der Festlegung der Kanzleistrategie ein Interviewpartner befragt, der als Geschäftsführer eines Fachverlages Betreiber des Internetportals www.legal-tech.de ist. Wichtig ist auch, dass die Autorin mit Interviews aufzeigt, wie die Digitalisierung in der Kanzlei konkret eingesetzt werden kann. Hierbei unterscheidet sie zwischen Einzelkanzleien und kleineren Sozietäten, mittelständischen Kanzleien und Boutiquen sowie internationalen größeren und Großkanzleien und Kanzleien im europäischen Ausland. Die Interviewpartner sind in ihrer Arbeitsstruktur sehr unterschiedlich und bieten so dem Lesenden unterschiedliche Blickwinkel. Wer noch nicht angefangen hat, also gerne zuvor eine Zusammenfassung lesen will, sollte sich unter § 6 Rz. 29 ff. zu Gemüte führen, was die Interviewpartner in der Revue anders machen würden. Wer fest entschlossen, aber noch unstrukturiert ist, dem sei die Checkliste unter § 6 Rz. 32 ans Herz gelegt. Cosack stellt grundsätzlich den Menschen in den Mittelpunkt ihrer Betrachtung, ob es sich um Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, ihre Mandanten oder aber Mitarbeitenden handelt. Diese Sichtweise ermöglicht damit auch die individuelle Lösung, die ein Leitfaden ansprechen aber kaum lösen kann. Nachdenken bleibt aber jedem selbst überlassen und kann nicht delegiert werden – Chefsache also. Hilfreich ist insbesondere der in § 7 aufgeführte Personen- bzw. Webseitenanhang, der das digitale Stöbern erleichtern sollte, um Personenberatung, Blogs oder auch Studien zu finden. Alles im allem macht dieses Buch etwas, was Juristen selten im Zusammenhang mit ihrer Arbeit sehen, nämlich Lust auf Veränderung! Daher gibt es eine ganz klare Kaufempfehlung.“

 

Im „Kanzleiforum“ des C.H.Beck-Verlags hat Rechtsanwältin Katharina Nitsch ein Interview mit mir zu meinem neuen Buch veröffentlicht:

Guten Tag Frau Cosack! Wir freuen uns, dass Sie uns für ein Interview für unseren Blog Kanzleiforum zur Verfügung stehen. Kommen wir gleich zu unserer ersten Frage: Was bedeutet der digitale Wandel für eine Anwaltskanzlei?

Frau Cosack: Der digitale Wandel ist noch bedeutsamer wie die Einführung des Telefax oder der EDV, denn er betrifft nicht nur die Arbeitsabläufe in der Kanzlei, sondern bedeutet darüber hinaus auch eine Veränderung der Arbeit an sich. Einige Rechtsgebiete werden durch die Digitalisierungvereinfacht, andere Rechtsgebiete entstehen durch die Digitalisierung völlig neu. Durch die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachsmüssen Anwaltskanzleien sich quasi zwangsweise mit der Digitalisierung befassen, denn es ist nicht zielführend und auch nicht zulässig, elektronische Dokumente auszudrucken und in einer Papierakte abzuheften. Elektronische Dokumente sind digital aufzubewahren. Man kann analog und digital nicht 1 : 1 umsetzen, sondern muss sich Gedanken machen, wie digitale Abläufe sinnvoll gestaltet werden. Im Verhältnis zu den Mandanten bietet sich die Chance, neue Servicebereiche zu erschließen, denn auch die meisten Mandanten werden mit der Digitalisierung konfrontiert und sind dankbar für Unterstützung, die ihre Arbeit erleichtert.

Ist Digitalisierung gleichbedeutend mit „Legal Tech“?

Nein, zunächst ist es notwendig, den Begriff Legal Tech zu definieren. Von der Website legal-tech.de wurde ich um meine Definition des Begriffs gebeten und habe es so formuliert:

„Legal Tech ist ein Sammelbegriff, unter dessen Dach sich viele Anbieter tummeln. M.E. sollte immer kritisch der Nutzen hinterfragt werden. Nicht das Tool, sondern das Ergebnis zählt. Und der Mensch (Mandant) steht im Mittelpunkt. Neue Technologien als Chance sehen, die Qualität zu verbessern und für Anwalt und Mandant das Leben leichter zu gestalten.“ 

Digitalisierung ist also mehr als Legal Tech, denn die digitale Transformation umfasst alle Lebensbereiche. Meine Gesprächspartner, die ich für das Buch interviewt habe, haben bei der Frage, ob und ggf. welche Legal Tech Tools sie in ihrer Kanzlei einsetzen, diese Frage durchaus kritisch beantwortet, weil Legal Tech teilweise als Wundermittel angepriesen wird, ohne dass hinterfragt wird, ob sich Aufwand und Ergebnis rechnen. Es gibt schon seit vielen Jahren Möglichkeiten, z.B. Texte und Abläufe zu standardisieren, jetzt bekommt jedes Tool den Anstrich „Legal Tech“ und jeder Dienstleister im Anwaltsbereich bietet mittlerweile in diesem Bereich Lösungen an.

Welche Vorteile hat die fortschreitende Digitalisierung für Kanzleien?

Wenn man unabhängig von Zeit und Ort flexibel arbeiten kann, ist das ein großer Gewinn. Und größere Kanzleien nutzen die Digitalisierung, um neue Geschäftsbereiche zu erschließen und ihren Mandanten Services zu bieten, die ohne Digitalisierung nicht möglich wäre.

Gibt es Best Practice Beispiele? 

Ja, ich habe für das Buch viele Interviews mit Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten geführt und diese gefragt, wie sie sich auf den Weg der Digitalisierung begeben haben und wie weit sie mit der Umsetzung sind. Einige sind schon recht weit gekommen, andere haben noch ein gehöriges Stück vor sich liegen. Und es hat sich gezeigt, dass es nicht „den einen Weg“, sondern viele Wege gibt, die Digitalisierung in der Anwaltskanzlei erfolgreich umzusetzen.

Die Präsidentin des DAV, Rechtsanwältin und Notarin Edith Kindermann, hat es so formuliert: „Es gibt nicht den perfekten Weg, sondern den zur jeweiligen Kanzlei passenden Weg. Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten, die anwaltliche Tätigkeit auszuüben. Wichtig ist, sich zu informieren, an den Erfahrungen anderer teilzuhaben und dann den für die eigene berufliche Tätigkeit optimalen Weg anzugehen und umzusetzen.“

Rechtsanwalt Professor Niko Härting, der konsequent die Digitalisierung in seiner Kanzlei innerhalb eines Jahres umgesetzt hat, empfiehlt: „Der Weg zur digitalen Kanzlei erfordert Mut zur Investition in Technik. Und noch mehr Mut zur radikalen Umstellung aller Arbeitsabläufe. Letzteres ist Chefsache und sollte nicht delegiert werden.“

Und Rechtsanwalt Professor Stephan Ory betont die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“

Haben Sie konkrete Tipps zur Umsetzung?

Ja, Sie finden im Buch Handlungsempfehlungen und eine Checkliste, um die Digitalisierung der Kanzlei Schritt für Schritt umzusetzen. Sinnvoll ist es, einen realistischen Zeitplan aufzustellen und diesen umzusetzen.

Betrachten Sie die Digitalisierung wie einen wichtigen Mandanten, der Ihnen ein interessantes und lukratives Mandat überträgt. Sie können das Mandat nicht ablehnen:

• Die Digitalisierung geht nicht mehr weg!
• Sie müssen sich selbst damit befassen: Digitalisierung ist Chefsache!
• Beziehen Sie Kollegen und Mitarbeiter ein: Sie sitzen „alle im selben Boot“.

Ist Ihr Buch ein Ratgeber für Kanzleien aller Größen?

Ja, wie der Titel schon verrät, soll es ein „Leitfaden für jede Anwaltskanzlei“ sein. Daher habe ich Kanzleien aller Größenordnungen, von der Einzelanwältin, dem Einzelanwalt und kleine Sozietäten, mittelständische Kanzleien und Boutiquen sowie internationale, größere und Großkanzleien befragt und darüber hinaus auch noch Kanzleien im europäischen Ausland interviewt, um den Blick „über den Tellerrand“ hinaus zu wagen. So können die Leser von einer Vielfalt an unterschiedlichen Erfahrungen profitieren.

Inwiefern nutzt Ihr Ratgeber denn auch kleinen und mittleren Kanzleien, die sich keine ausgefeilten Techniken leisten können, sei es aus Zeit- oder aus Geldmangel?

Gerade kleine und mittlere Kanzleien sollten strategisch an die Digitalisierung herangehen. Wenn das Rechtsgebiet, das der Kanzlei viel Umsatz bringt, durch Alternative Service Anbieter (Legal Tech Portale, z.B. geblitzt.de) „bedroht“ wird, muss man Lösungen suchen, um die eigene Dienstleistung zu optimieren. Zunächst einmal ist wichtig, dass nicht die Technik, sondern die Einstellung, das sogenannte Mindset, der Menschen entscheidend ist. In puncto Service kann mit einer optimalen Betreuung der Mandanten  viel verbessert werden, ohne dass immense Investitionen erforderlich sind. Es nützt gar nichts, schnell Technik einzukaufen ohne die „Hausaufgaben“ zu machen. Das kostet Zeit und diese Zeit muss man sich nehmen. Wenn man mit der richtigen Strategie an die Digitalisierung herangeht, ist es nicht zwingend erforderlich, in ausgefeilte Technik zu investieren, denn man kann auch mit „Bordmitteln“ effizient arbeiten und standardisieren. Marco Klock, der CEO von atornix, hat im Interview berichtet, dass die ersten 5.000 Mandate mit einem Excel-Sheet bearbeitet wurden. Die meisten Kanzleien werden weniger Mandate bearbeiten, so dass man auch mit den in der Kanzlei bereits vorhandenen Mitteln eine Verbesserung erzielen kann.

Welchen Fehler sollten Kanzleien im Bereich Digitalisierung unbedingt vermeiden?

Meine Interviewpartner waren sich einig, dass man „früher, schneller und konsequenter“ hätte digitalisieren sollen, wenn man noch einmal die Chance hätte, diesen Weg neu zu beschreiten. Es bringt jedoch nichts, „von heute auf morgen“ ein Konzept aus dem Boden zu stampfen. Einscannen allein genügt nicht und in der digitalen Welt gelten andere Vorgaben als in den analogen, vertrauten, Bereichen. Wichtig ist, alle Personen in der Kanzlei mitzunehmen und gemeinsam die Chancen der Digitalisierung umzusetzen. Je mehr man digitalisiert, desto mehr ist man auf die Technik angewiesen. Daher ist ein verlässliches Datensicherungskonzept unverzichtbar. Erst dann kann man sich die Vorteile der Digitalisierung zunutze machen.

Wir danken Ihnen für das Gespräch. 

Ich bedanke mich für Ihre Fragen und wünsche den Kanzleien gutes Gelingen bei der Umsetzung.

Gerne können wir den Dialog bei Twitter, LinkedIn und XING und auch auf der Website https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de/ fortsetzen. Dort wird es zukünftig auch weitere Interviews mit Best Practice Beispielen geben. Wer selbst über seine Erfahrungen berichten will, darf sich jederzeit bei mir melden.